Tout comme un événement physique, une activité en ligne ne s’improvise pas en criant « Webinaire! ». Il importe de bien vous préparer et d’optimiser votre événement pour assurer une expérience inoubliable à tous vos participants. On vous donne donc 5 conseils pour vous aider à planifier le vôtre dans la plus grande zénitude!
Les types de formats d’événements en ligne
Tout d’abord, il faut faire la différence entre les deux grands types d’événements virtuels : 100 % en ligne, ou hybride. Les deux ont leurs avantages et leurs inconvénients, mais voici les grandes lignes : les événements en ligne se passent sur Internet à 100 %, tandis que les événements hybrides combinent une activité en présentiel (pensez tournois de golf, soirée gala, dégustation de sirop d’érable, bingo, etc.) à un événement en ligne (comme un encan Web, un livestream, un Webinaire et on en passe).
1. Fixez vos dates avec attention
Tout le monde le dit : les gagnants ne laissent rien au hasard, surtout pas les dates (en tout cas, nous on le dit). La date et l’heure de votre événement devront donc être choisies avec attention.
Par exemple, pour les encans en ligne, on recommande une durée de 2 semaines; départ le vendredi pour terminer en beauté le dimanche soir — deux moments où les gens sont généralement disponibles. Par contre, vous aurez beaucoup plus de succès si vous ajustez vos dates à votre public cible. Et la beauté de la chose, c’est que Followmybid vous permet de faire un encan de la durée de votre choix : c’est vraiment à votre goût.
Voici plusieurs questions à vous poser à propos de votre date :
- Dans quel fuseau horaire se situe votre public?
- Est-ce qu’il sera éparpillé dans plusieurs fuseaux horaires?
- Si oui, est-ce qu’un moment mitoyen pourrait convenir à la majorité des gens que vous inviterez?
- Est-ce qu’une fête ou un autre événement est susceptible d’entrer en compétition avec le vôtre?
- Est-ce que votre audience est disponible le jour choisi?
- Est-ce que votre persona sera frais et dispo à ce moment? (En d’autres termes, rappelez-vous que c’est pas parce qu’on est disponible qu’on n’a pas envie d’aller au lit à 20 h 35 pour se remettre d’une semaine bien remplie.)
Bref, identifiez votre cible, étudiez-là, et agissez en conséquence. Et parce qu’on a tous déjà oublié les cours de peinture de notre plus jeune ou le rendez-vous-pour-une-coupe-lion de monsieur moustache, assurez-vous d’envoyer multiples rappels avant le jour J.
2. Choisissez judicieusement vos outils… et maîtrisez-les!
Rien de mieux pour refroidir une foule qu’un présentateur qui parle pendant 10 minutes sans savoir qu’il est sur mute. Ou pire encore : une connexion qui plante à répétition pendant la présentation.
Bien qu’on ne puisse pas toujours avoir le contrôle du wifi, choisir les bons outils sera primordial pour assurer vos arrières. Sachez combien de participants peuvent être présents, si vous avez une limite de temps, si vous avez besoin d’appareils spécifiques, de chargeurs supplémentaires, etc.
Quelques outils potentiellement utiles :
- Mailchimp. Pour créer et faire croître votre liste de contacts.
- Eventbrite. Un site pour promouvoir votre événement et garder une trace des gens intéressés.
- Followmybid. Une plateforme pour créer vos propres encans en ligne.
- Prodon. Un logiciel de gestion des dons.
- Zoom. Un classique des visioconférences.
- Google Meet. Pour des visioconférences avec partages de photos, emojis et GIF animés.
- Google Forms. Pour sonder votre audience et faire encore mieux la prochaine fois!
Peu importe la combinaison d’outils que vous choisissez d’utiliser, on vous conseille de faire de nombreux tests et une générale technique pour anticiper tous les pépins qui pourraient se présenter.
Bref, préparez-vous bien, au plus grand plaisir du monde entier, en mettant fin au « je partage mon écran… la voyez-vous? Et maintenant? »
3.Pensez bien vos campagnes de promotion
Bien sûr, vous devrez susciter l’enthousiasme du public en attirant bien l’attention sur votre événement à venir.
Comment promouvoir son événement?
Voici quelques façons typiques de promouvoir un événement en ligne, mais plus vous êtes originaux, mieux ce sera!
- Des publications sur les médias sociaux
- Une infolettre envoyée à votre liste de contacts
- Un communiqué de presse envoyé aux médias
- Des appels directs de votre part et de celle de vos partenaires
4. Promouvez les interactions en temps réel
Le soir venu, soyez prêts à promouvoir les interactions. Par exemple, vous pouvez prévoir des groupes de discussion, des salles, ou un Q&A disponible tout au long de l’événement pour permettre aux gens d’intervenir. Si possible, planifiez des moments précis où vous inviterez votre public à participer. Assurez-vous aussi de fournir des instructions claires sur la façon de participer, faute de quoi, vos efforts ne serviront à rien!
Comme nous sommes humains et que notre concentration a des limites, veillez à varier les contenus pour que votre audience ne se désintéresse pas. Prévoyez aussi des pauses fréquentes pour que tout le monde puisse respirer. Ces pauses vous donneront le temps de vous occuper si un pépin technique venait à se présenter en plus de permettre à l’audience de revenir revigorée.
Finalement, programmez le clou du spectacle, comme la remise des prix, à la fin de la soirée pour encourager les gens à rester jusqu’à la fin. Vous pouvez aussi remettre des prix de présence aux gens qui participent activement à la conversation, histoire de donner une motivation supplémentaire.
5. Distinguez-vous des autres
Avec la panoplie d’événements en ligne offerts au public, il est essentiel que vous trouviez une façon de vous démarquer pour attirer un max de gens.
Comment, nous diriez-vous? Facile : il faut rendre ça amusant. Oui, un Webinaire peut être efficace, mais savez-vous ce qui le rend encore plus efficace? L’humour. Parfois, il suffit d’avoir un animateur béton pour assurer à tout le monde de passer un bon moment.
Par contre, si vous voulez aller encore plus loin, vous pouvez aussi faire de votre événement une expérience. La gamification (ou ludification) est une excellente façon de le faire.
Par exemple, vous pouvez tirer avantage de la plateforme Followmybid pour épater la galerie en lui offrant une expérience différente. On s’occupe de tout ce qui a trait à la gamification : doublez votre événement d’un encan participatif qui encouragera vos participants à surenchérir et les gardera engagés avec des notifications SMS instantanées.
Voici quelques avantages de la ludification d’événements virtuels :
- Accroit l’engagement du public;
- Favorise le réseautage entre vos participants;
- Assure un plus grand retour sur investissement;
- Augmente l’exposition de votre marque sur les médias sociaux;
- Décuple le niveau de satisfaction de vos participants.
Pour encore plus de plaisir, vous pouvez aussi opter pour un thème, on a d’ailleurs un article qui explique de long en large pourquoi c’est une excellente idée.
Bonus : ne vous lancez pas dans le vide, contactez-nous!
Partenaire de vos événements virtuels, on a tous les outils pour vous aider à mettre en place un encan en ligne à votre image. Notre dernier conseil, c’est donc d’intégrer des outils éprouvés comme Followmybid à votre événement en ligne pour vous assurer de son bon fonctionnement!
